Kunnen we samenwerking digitaliseren? Ja!

Samenwerkingsverbanden, allianties, joint ventures, ketens, netwerken: ik heb me er jarenlang fulltime mee bezig gehouden. Inmiddels weten we zoveel van de succesfactoren van samenwerking dat een groot deel van het samenwerkingsproces kan worden geautomatiseerd. Maar het was toch altijd mensenwerk? Dat was het, ja. En blijft het ook, maar op een heel andere manier.

Het grote probleem met samenwerkingsverbanden is dat ze slecht zijn op te schalen. Een organisatie die zich wil ontwikkelen door samenwerkingsverbanden aan te gaan, kan maar een beperkt aantal ervan tegelijkertijd ontwikkelen en in de lucht houden. Ook een bestaand samenwerkingsverband snel doen groeien is vaak lastig: er moeten nieuwe mensen aan boord komen en dat kost tijd en aandacht. Organisaties hebben daarom een beperkte samenwerkingscapaciteit.

Welke voorbeelden zijn er van digitalisering van samenwerking?

De afgelopen jaren heb ik een sterke groei gezien in allerlei IT-tools die samenwerking ondersteunen en daardoor schaalbaar maken. Enkele voorbeelden:

• Online ondersteuning van processen om partnerships aan te gaan. Een voorbeeld is Ultimate Software dat het partnerproces heeft opgedeeld in 27 stappen die online worden uitgevoerd.
• Opleiden en onboarden van nieuwe mensen in de alliantie gebeurt steeds vaker online. RedHat biedt flexibele en modulaire trainingsprogramma’s om hun mensen te helpen hun weg te vinden in partnerships. Door te monitoren wie welke modules volgt en waar mensen afhaken of juist enthousiast worden, wordt het opleidingsprogramma continu verbeterd.
• Nieuwe platforms zoals Workspan zorgen onder meer voor een overzicht van de hele pijplijn aan leads of projecten die twee of meer partners gezamenlijk hebben. Een gezamenlijk bron van waarheid (‘dit is wat we doen’) waarin dit allemaal eenduidig wordt geregistreerd voorkomt veel misverstanden, tijdverlies en verlies van prospects. TIDWIT heeft een oplossing om partnernetwerken te ondersteunen waarbij onder meer de communicatielast met partners drastisch wordt verlaagd.
• Digitale tools voor alliantiediagnose bestaan al langer. Zelf heb ik die heel vaak toegepast (voor een voorbeeld in de Loonaangifteketen zie Ketens de Baas – Organizational Revolution) en ook INK biedt een tool hiervoor aan (https://bit.ly/2ZSdMKp). Het idee dat een diagnose van een samenwerking veel interviews vraagt en dus weken moet duren is echt achterhaald. Samenwerkingsexperts die dat nog doen, verstaan hun vak niet. De kortste doorlooptijd die ik heb gerealiseerd is drie dagen: op dag 1 vulden medewerkers een enquête in, op dag 2 deed ik de analyse, op dag 3 een afsluitende workshop. Met artificial intelligence kan dit misschien nog wel sneller.
• Online tools voor het modelleren van ecosystemen (zoals die van Tr3dent) zijn nuttig om overzicht te krijgen op ecosystemen en om nieuwe collaborative business models (https://bit.ly/3aW6PhV) te ontwikkelen. Modelleren van ecosystemen is een nieuwe tak van sport, die mogelijk wordt gemaakt door informatietechnologie.

Waarom neemt de automatisering toe?

Er zijn drie redenen waarom deze ontwikkeling nu plaatsvindt. Ten eerste: na twintig jaar in de samenwerkingswereld, stel ik vast dat er heel veel is geleerd. Waar rond 2000 iedereen er nog mee worstelde een samenwerking aan de praat te krijgen, geldt anno 2020 dat de meeste mensen er wel aan gewend zijn geraakt. De meeste organisaties en individuen hebben een alliantievaardigheid opgebouwd, zodat niet meer op niveau nul hoeft te worden gestart wanneer een samenwerking wordt overwogen. Iedereen kan daardoor direct met tools aan de slag zonder eerst de basiscursus alliantiemanagement te moeten doorlopen.

Ten tweede weten we wat de belangrijkste succesfactoren voor samenwerking zijn. Wanneer die bekend zijn kan je in principe overgaan tot een gehele of gedeeltelijke automatisering. Er zijn veel inzichten ontwikkeld over processen, checks, succes- en faalfactoren. Een belangrijk deel daarvan is onafhankelijk van de soort alliantie en is dus rijp voor digitalisering.

Ten derde zijn er de nieuwe mogelijkheden van informatietechnologie. Er is zoveel meer ter beschikking gekomen, dat ook complexere processen zoals samenwerking kunnen worden geautomatiseerd. Software is steeds flexibeler en eenvoudiger geworden, zodat het ook sneller en goedkoper kan worden aangepast aan specifieke eisen. Volgens Jay McBain van Forrester zijn er momenteel 183 bedrijven actief die oplossingen aanbieden voor partnermanagement en die in totaal bijna drie miljard dollar omzetten (zie de onderstaande figuur). Lees zijn interessante rapport hier: https://bit.ly/37AGNOX.

Wordt samenwerking daardoor steeds minder mensenwerk?

Ja en nee. Ja omdat allerlei zaken die vroeger handenvol tijd kosten nu online kunnen worden afgedaan. Nee, omdat het mensenwerk zich steeds meer op de belangrijkere dingen kan gaan richten. Digitalisering zorgt er daarbij voor dat mensen onbenutte kansen in bestaande samenwerkingsverbanden kunnen gaan oppakken, waar vroeger de tijd voor ontbrak. Digitalisering vergroot ook de samenwerkingscapaciteit: organisaties zijn steeds minder beperkt in het aantal samenwerkingsverbanden dat ze kunnen hebben. Zij kunnen steeds grotere portfolio’s van samenwerkingsverbanden aan. Het mensenwerk bij samenwerking wordt daardoor minder operationeel, maar meer strategisch van aard.

Software oplossingen voor partnermanagement (bron: McBain, 2021)